Jak zarządzać zadaniami w czasie

Dzisiaj chcę dać kilka wskazówek menedżerom, którzy uważają, że są przeładowani zadaniami. Ten temat często pojawia się kuluarach między kolejnymi modułami szkoleń.
Zwykle przy filiżance kawy uczestnicy szkoleń otwierają się i zaczynają się rozmowy o tym, jak jest ciężko… Ile zadań do wykonania, ciągłe pożary i kolejka ludzi z ich ważnymi tematami.

Tak. Nieraz faktycznie jest ciężko i sam mam takie okresy, kiedy pracy jest tak dużo, że najlepiej byłoby z niej wcale nie wychodzić. Wtedy wpadam w kiepski nastrój, zaczynam się stresować i denerwować, dlatego dobrze rozumiem, jak mogą czuć się wszyscy Ci, którzy bywają przygnieceni zadaniami.

Chwilkę trwa zanim sam oprzytomnieje. Wtedy zaczynam panować nad sytuacją i wszystko układać , dlatego chcę się podzielić sposobami, które u mnie działają i którymi dziele się także z uczestnikami szkoleń i warsztatów.

Uniwersalne zasady zarządzania zadaniami

Większość z nich jest uniwersalna, ale ja zaczynam od porządków. Nie potrafię usiąść do pracy nad zadaniami zanim sobie nie przygotuję stanowiska.

Porządek uważam za pierwszy etap ogarniania się ze stertą rozmaitych zadań. Dopiero, kiedy mam posprzątane zabieram się za właściwą pracę z tym, co jest do zrobienia lub ułożeniem planu dla przytłaczającej listy spraw. Znam osoby, które uwielbiają mieć dużo na biurku i wokół siebie, ale od każdej reguły są wyjątki.
Planowanie będzie kolejnym etapem. Wtedy biorę kartkę papieru – zwykle notes do zadań specjalnych i wynotowuję wszystko, co jest do zrobienia. Kiedy mam już listę zadań, którymi powinienem się zająć – staram się, aby mieściła się na jednej stronie notesu – przyglądam się zadaniom i staram się podzielić je na kilka kategorii.
- Zadania, którymi z różnych powodów nie należy się zajmować. Zawsze są takie, dlatego w pierwszej kolejności je skreślam.
- Zadania, które nie wymagają mojego zaangażowania staram się delegować
- Zadania, które są ważne oznaczam najczęściej wykrzyknikiem, żeby zaraz do niech wrócić
- Zadania mniej ważne (zwykle ich jest najwięcej) zostawiam na konie.
- To co robię przypomina w pewnym sensie macierz Eisenhowera dzielącą zadania na ważne i pilne.
  Świetnie pasuje tutaj cytat tego samego autora:
  
  To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.
  
  – Dwight Eisenhower
- Zadania ważne układam różnie w zależności od ilości wszystkich innych zadań. Zwykle staram się zająć możliwie szybko zadaniami, które jestem w stanie szybko ogarnąć – np. napisać i wysłać ważnego maila. Później ważne, ale duże – wracam do nich później. Są jeszcze te, które nie mogą czekać, czyli typowe pożary różnych rozmiarów. Tutaj także staram się szybko zobaczyć, co wymaga mojego zaangażowania i zabieram się za nie możliwie szybko. O wykonanie pozostałych proszę osoby, które zwykle znają się lepiej na detalach problemu.
- Zadania do delegowania wciskam między pilnymi i ważnymi. Wtedy zaczynają się one już dziać, a ja mogę wrócić do swojej listy, która powinna już mieć naniesione różne symbole i notatki.
Delegowanie pozwala mi na przekazanie odpowiedzialności za pewne zadania swoim współpracownikom. Mogę skupić się na kluczowych zadaniach, które zdecydowanie wymagają mojej uwagi, jednocześnie dając innym szansę rozwoju i zdobycia nowych umiejętności.
Ustalenie ważności zadań pozwala mi skupić się na tych, które są najważniejsze i mają największy wpływ na osiągnięcie moich celów, celów zespołu i organizacji. Jest to o tyle ważne, że pozwala uniknąć rozproszenia uwagi. Bez ustalenia ważności zadań, wszystkie są ważne lub wszystkie są nieważne. Staram się nie zajmować nie ważnymi lub mniej ważnymi zadaniami. Powierzam je osobom, które sobie z nimi dobrze lub nawet świetnie poradzą. Może to nawet czasami wyglądać, że się niektórymi tematami nie zajmuję, ale jestem czujny i kiedy przyjdzie czas upewniam się, że również te zadania są należycie realizowane.
Żeby nie utonąć w natłoku spraw, to unikam brania na siebie zadań, które ktoś życzliwie próbuje mi przekazać. Zwykle pokazuję swoją listę zadań w notesie lub na tablicy i to często wystarczy, żeby zamknąć temat.
U mnie działa duża biała tablica wisząca na ścianie za monitorem, Lista zadań ma tam swoje statusy, choć mnie także zdarza się brać za pustą taczkę, czyli w tym przypadku nie zaktualizować tego co na tablicy. Dodatkową robotę robią kolorowe flamastry – nie lubię czerwonego, bo to znaczy, że jakiś termin został przewalony lub dzieje się pożar.

Pomijam kwestię narzędzi, o których już mówiłem w podcaście, więc tylko wspomnę, że:

- nie siedzę bez przerwy w programie pocztowym, a raczej zaglądam do niego kilka razy w ciągu dnia pracy
- telefon odbieram, kiedy mogę rozmawiać, kiedy nie mogę nie odbieram – miałem tak, że odbierałem i mówiłem nie mogę teraz rozmawiać – głupota nie?
- kiedy potrzebuje skupienia zamykam drzwi i lub zakładam izolujące słuchawki z muzyką, która pomaga mi się odciąć i skupić na zadaniu.
- telefon w ładowarce nie pokazuje powiadomień, a za to wyświetla zegarek – świadomość upływającego czasu dobrze robi
- kiedy jest coś super bardzo ważnego, to łącze te wszystkie rzeczy odcinając się i ustawiając timer do pacy w blokach – typowe pomodoro

Wszystkie te techniki zarządzania zadaniami są ważne dla menedżerów, którzy chcą zwiększyć swoją skuteczność i produktywność. Warto pamiętać, że nie ma jednego najlepszego sposobu zarządzania zadaniami – każdy powinien znaleźć swoją własną metodę, która działa dla niego najlepiej.

Kluczowe jest częste zadawanie sobie pytań w stylu:

jaki jest cel tego zadania?
co się stanie jak tego nie wykonam?
co się stanie jak to wykonam?

SŁUCHAJ PODCASTU BEZPOŚREDNIO W APLIKACJI:

SPOTIFY

APPLE PODCASTS – pamiętaj, żeby zostawić recenzję podcastu

DZIĘKUJĘ ZA WSPARCIE SWOIM PATRONOM!

Bardzo DZIĘKUJĘ:
Zbyszkowi,
Krzyśkowi,
Wiktorowi,
Marcinowi (poprosił o link do dowolnej akcji, więc wybrałem tę),
Annie,
Tomkowi,
Tomkowi (link do akcji charytatywnej),
Szymonowi,
Dawidowi,
Mirosławowi (link do akcji charytatywnej),
Pawłowi,
Dominikowi,
Łukaszowi,
Ani,
Oliwii,
Joanna,
Marzenie,
Małgorzacie,
Jerzemu,
Łukaszowi,
Patrycji,
Urszuli,
Maurycemu,
Karolinie,
Katarzynie,
Pawłowi,
Marcie,
Kubusiowi,
Lidii,
Agnieszce,
Przemkowi,
Adamowi,
Hubertowi,
Sebastianowi,
Łukaszowi,
Monice,
Iwonie,
Zofii,
Markowi,
…

Tutaj czeka miejsce dla Ciebie

WIELKIE DZIĘKI!!!

Zapraszaj gości do podcastu.
Zadawaj im pytania.
Otrzymuj drobne upominki i spotykaj się ze mną, żeby porozmawiać, podzielić się swoimi pomysłami, czy obiekcjami.
Róbmy razem dobry podcast, pełen wartościowych i inspirujących treści.

Zostań patronem podcastu.
Kliknij poniższy obrazek i decyduj.

Zapraszam też do zapisania się na podcastowy newsletter!
Wejdź na stronę i przekonaj się, że warto.

Śmiało klikaj obrazek