Zaktualizowano: 16 października 2026 (dodano pełny opis odcinka i nagranie wideo z YouTube).
Najkrócej: czasu mamy tyle samo, ale różnie nim zarządzamy. Zacznij od zmierzenia, ile zajmują Ci zadania, planuj z rezerwą 20-30% czasu, wykreślaj zbędne pozycje z listy, dziel duże zadania na kawałki, chroń koncentrację i naucz się odmawiać. W odcinku 181 dzielę się praktykami, które sam stosuję.
Zmierz, ile naprawdę trwają Twoje zadania
Trudno zaplanować zadanie, jeśli nie wiem, ile czasu zajmuje. Dlatego zaczynam od pomiaru. Kiedyś zmierzyłem, ile czasu zajmuje przygotowanie newslettera z rekomendacjami podcastów (grafika, wstęp, wklejenie opisów). Użyłem darmowego programu z zegarkiem działającym w przeglądarce i byłem zaskoczony, ile to trwa. Podobnie warto sprawdzić, na co schodzi Ci dzień: rano, w pracy, po pracy.
Planuj świadomie i zostaw rezerwę
Jeśli pracujesz 8 godzin, nie planuj zadań na pełne 8 godzin. Dobrą praktyką jest rezerwa czasu, różne szkoły mówią o 20, 30, a nawet 40 procentach. Przeciągnie się rozmowa z klientem, wysiądzie internet i plan oparty na „równo co do minuty” się rozsypie.
Lista zadań: uporządkuj i wykreślaj
- Ułóż zadania według ważności. Trudne zadania wpisujemy na koniec listy i brakuje na nie czasu. Zacznij od najważniejszych i najtrudniejszych.
- Wykreśl, co się da. Jeśli zadanie od miesiąca czy dwóch leży na liście i nic się nie stało, prawdopodobnie nic się nie wydarzy. Sprawdź też, czy nie masz podobnych list w kilku narzędziach.
- Nie wpisuj drobiazgów. Zadania na 2-5 minut (krótka odpowiedź, telefon, potwierdzenie) zrób od razu. Odmowa też jest odpowiedzią, brak odpowiedzi nie jest jasnym „nie”.
Jak zjeść słonia, czyli duże zadania
Duże zadania odkładamy, a potem goni nas termin. Rozwiązaniem jest podział na kawałki. Opowiadam o przykładzie z pracy: kilkudziesięciostronicowe, trudne prawniczo pismo, którego bardzo nie chciałem się podjąć. Włączyłem tryb samolotowy w telefonie, pracowałem cyklami po 25-30 minut (metoda Pomodoro), a w krótkich przerwach wstawałem od biurka, robiłem kawę albo szedłem z korespondencją. W ten sposób opracowałem całość w jeden dzień roboczy.
Wysoka koncentracja
- Uporządkuj biurko i zamknij zbędne programy, zakładki i powiadomienia (u siebie wyłączyłem powiadomienia o nowych mailach).
- Przewietrz pomieszczenie. Świeże powietrze wpływa na efektywność.
- Poproś współpracowników, żeby przez jakiś czas Ci nie przeszkadzali.
- Użyj słuchawek nausznych, jeśli to pomaga się odciąć, np. w open space.
Umiejętność odmawiania
Odmawianie to trudna, ale ważna umiejętność. W naszej kulturze osoba odmawiająca bywa odbierana jako ta, której się nie chce. Tymczasem to dojrzałe zgłaszanie ryzyka: „mam za dużo zadań, które z nich jest teraz najważniejsze?”. Jeśli nie odmawiasz, to ktoś inny zarządza Twoim czasem. Rolą osób zarządzających jest przyjąć taki komunikat i coś z nim zrobić: przekazać zadanie komuś innemu albo z czegoś zrezygnować. Obciążanie ludzi na 120% możliwości w dłuższej perspektywie demotywuje. Dotyczy to też trudnych klientów i nieopłacalnych zleceń.
Jak wygląda Twój dzień
Warto przyjrzeć się całemu dniu. Co robisz rano? Ile czasu zajmują Ci posiłki, sport, rodzina, praca, pasje? Nie chodzi o skracanie snu, tylko o świadome gospodarowanie czasem, kiedy jesteś przebudzony. Czasem wystarczy wstać codziennie o kilka minut wcześniej. Gdy odpuścisz kilka godzin serialu w tygodniu, możesz przeznaczyć ten czas na coś produktywniejszego, a serial zostawić jako nagrodę. Dbaj też o sen i ruch, bo spacer zamiast telewizji pomaga lepiej się wyspać.
Pamiętaj: zacznij małymi krokami, bez rewolucji. Najpierw przyjrzyj się swojemu rytmowi dnia, zrób notatki i wyciągnij wnioski.
Pracuję z zespołami nad podobnymi tematami. Sprawdź moje szkolenia i warsztaty dla firm.