5 korzyści planowania

Całkiem niedawno popełniłem takiej oto treści wpis w mediach społecznościowych:

„Jako młody menedżer koncentrowałem się wyłącznie na działaniu.

Kiedy brałem udział w szkoleniach z planowania, czy wyznaczania celów, to nie czułem, że to jest ważne. Bagatelizowałem cały proces, a szkolący trenerzy nie potrafili mnie przekonać, że jest to ważne.
Nie umiałem zrozumieć, że czas poświęcony na planowaniu nie jest zmarnowany, ale jest konieczny do tego, żeby uniknąć niespodzianek, trudności, zmieścić się w czasie i zadanie wykonać optymalnie z wykorzystaniem niezbędnych zasobów.

Lata doświadczeń, pokora i lekcje wyciągnięte z porażek, przesunęły planowanie na początek wszystkich działań.
Dzięki temu byłem w stanie zrealizować nawet duże projekty, w które zaangażowane były całe zespoły i różne departamenty.
Brak planowania lub niestaranne planowanie, doprowadzają do znacznych przekroczeń czasów i budżetów. Czasem to niewielkie kwoty, ale nie rzadko setki tysięcy, a nawet miliony złotych (dowolna waluta).

Nawet przy zwinnym prowadzeniu projektów niezbędny jest plan.

Planowanie to dla mnie najważniejszy element zarządzania projektami. Im bardziej złożony projekt, tym więcej czasu poświęcam na planowanie.”

Jak widzisz z pewnością nie byłeś sam, jeśli tylko nie przepadasz za planowaniem.

Są procesy, które dzieją się bezwiednie i niemalże automatycznie, więc może nawet nie dostrzegasz, że coś planujesz. Trzeba przecież wymyśleć, gdzie spędzisz wakacje, jak tam dotrzesz i co tam będziesz robił. Spontaniczne wypady są dobre, ale i tak nie są nimi do końca, bo i tak poruszasz się w oparciu o dostępne środki, czas i niezależną od Ciebie pogodę.

Dlaczego warto planować?

Ja odkryłem swoje powody i myślę, że będą one wspólne w wielu punktach z Twoimi:

Spokojna głowa

Kiedy wiem, że mam spisane i zaplanowane zadana, to nie stresuję się, że coś m i umyka. Nie narażam się na kompromitacje, czy złe słowo ze strony osób, którym dałem słowo, czy coś obiecałem. Jeśli mam to w planach, to tak będzie. Jeśli zaś coś stanie na przeszkodzie, to wiem kogo powiadomić i na kiedy przełożyć zadanie. To wielka zaleta planowania, nie wiem, czy nawet nie największa patrząc na nią z perspektywy zdrowia.

Wizerunek, czy też marka osobista

Planowanie pomaga być zorganizowanym, a być zorganizowanym, pomaga być słownym, a to cecha pożądana nie tylko w procesie budowania marki osobistej. Jeśli dotrzymujesz danego słowa, zadania realizujesz na czas, jesteś punktualny, to znaczy, że liczysz się z innymi. Można Ci zaufać, że dowieziesz projekt, zrobisz zadanie na czas, co ważne jest zarówno w pracy zawodowej, jak i podczas prowadzenia własnej działalności.
Dobrze zorganizowani ludzie są wiarygodni, a to za sprawą rozwiniętych umiejętności planistycznych.

Pieniądze

Planowanie, to też przewidywanie, szacowanie i budżetowanie, czyli optymalizacja finansowa.
Już mówiłem o tym, jak bez dużego wysiłku ogarnąć swoje finanse, to był odcinek nr 99. Do tego bardzo mocno przyczynia się planowanie. Jeśli potrafisz zaplanować swoje wydatki, to jesteś w stanie sporo zaoszczędzić. Jak? Prosta sprawa i przykład. Jeśli planujesz remont, to zakładasz na ten projekt określony czas i budżet. Planujesz ilość czasu na rozeznanie zakresu prac, aranżacji i tego, kto je przeprowadzi. Możesz poprosić o kalkulacje w różnych miejscach, żeby wybrać optymalną (nie znaczy najtańszą). Brak planowania w tym przypadku, to nie tylko ryzyko zmieniającego się zakresu prac, bo nie przewidziałeś, nie zaplanowałeś, że za daną czynnością idą inne, które dodatkowo kosztują. To ryzyko przeciągającego się terminu, czy innych awarii, które zapewne można było uwzględnić w czasie i budżecie, gdyby się do tego dosiadło.
Moja przeprowadzka do poznania była poprzedzona wieloma tygodniami planowania. Jakie elementy wyposażenia mogę zabrać ze starej lokalizacji, co mam kupić i jakie to będą koszty. Kto wykona prace w określonym czasie i w kosztach, które mogę zaakceptować. Z takim podejściem w styczniu odebrałem klucze do mieszkania w stanie surowym, żeby od początku marca móc w nim zamieszkać i nie duplikować kosztów najmu i opłat nowego mieszkania.

Oczywiście, że dziś z perspektywy czasu, wiele tematów mogłem zrobić lepiej i dziś pewnie bym je także uwzględnił. Kiedy sobie pomyślę, co by było, gdybym nie zaplanował dość dokładnie zakresu prac, to zupełnie odruchowo narasta we mnie złość i niepokój.

Nawyki

Planowanie i jego świadomość bardzo pozytywnie wpływają na budowanie nawyków. Umiejętność regularnego zaglądania do kalendarza, czy notatek, a następnie reagowanie na to, co tam zamieściliśmy z czasem staje się nawykiem i wspiera budowanie innych nawyków.
Niech więc to będzie zachętą do rozwijania umiejętności planowania i wszystkich pozytywnych aspektów związanych z tymi czynnościami

Czas wolny

Jeśli planujesz zadania i robisz to dobrze, to planujesz też czas na odpoczynek, czy realizowanie swoich pasji, które są super ważne na drodze rozwoju własnej efektywności, czy celów osobistych. Spontaniczne podejmowanie się zadań powoduje, że mogą one trwać dłużej, kosztować więcej, a także powodować, że jesteś bardziej sfrustrowany i zmęczony. Zwyczajnie nie masz już wiele czasu dla siebie, a kiedy go masz, to wpadasz skonany w fotel nie czerpiąc satysfakcji z tego czasu. Nie planując nie masz czasu na odpoczynek, a to już bardzo krótka droga do wypalenia, czy wpędzenia się w choroby, z których wyjście znowu pociąga za sobą nieprzewidziane wydatki i spirala negatywnych konsekwencji braku planowania nakręca się.

 

Fajnie, fajnie, ale jak to robić?

Poznawać różne metody i narzędzia wspierające proces planowania, ale przede wszystkim powinieneś czuć, że masz z tego realne korzyści. Mentalna blokada przed planowaniem może być poważną przeszkodą do faktycznego rozwijania tych umiejętności. Jeśli zobaczysz pozytywne wpływy czasu zainwestowanego w organizację i planowanie, to zobaczysz, że cała reszta to już tylko doświadczanie i szukanie najbardziej odpowiadających Tobie narzędzi i sposobów.

Ja mogę podzielić się z Tobą sposobami i narzędziami z których obecnie korzystam.

Przede wszystkim zrozumiałam, że przy moich obecnych aktywnościach zawodowych i pozazawodowych, bez planowania zaginąłbym, jak dziecko we mgle. Znam korzyści płynące z planowania i rozumiem ryzyka stojące za jego brakiem. Stale uczę się poznając nowe narzędzia i metody, dlatego nie bierz tego za pewnik i jedyny skuteczny sposób, w jaki można zapanować nad chaosem i ilością zadań.

Notowanie

Od wielu lat robię notatki, które później pomagają w planowaniu konkretnych zadań, ich delegowaniu i kontroli procesów z nimi związanych. To dla mnie podstawa, więc momentami miałem kilka mniejszych notatników w różnych miejscach, co nie jest najlepszym rozwiązaniem. Bywa, że pomysł, czy zadanie utykało na jakiś czas bez dalszego działania. Plusem natomiast było to, że zostało zanotowane, nawet jeśli oznaczało to odroczenie w czasie. Na podstawie tych notatek ustalam priorytety i wpisuje już konkretne zadania do różnych narzędzi.

Narzędzia

Klasyczne notatniki i planery – ważne, żeby regularnie z nich korzystać, bez tego to narzędzie staje się zwyczajnie nieefektywne.

Google dyski i aplikacje. Kalendarz zsynchronizowany, do którego staram się na bieżąco przenosić zadania określone w czasie. Tam wpisuje np. terminy nagrań odcinków z gośćmi, wyjazdy, termin do których mam przygotować różne materiały, czy przypomnieć się w ich sprawie i do kogo.
Niestety zdarza się nie ustawić przypomnienia, ale i nad tym pracuję.
Dużą zaletą jest możliwość pracy nad dokumentem na różnych urządzeniach, to największa jego zaleta. Do tego jest to bardzo proste i intuicyjne narzędzie.

Trello, które poznałem dopiero w 2019 roku dziś pozwoliło mi zrealizować projekty zespołowe, takie jak powołanie do życia projektu Najlepsze Polskie Podcasty, czy dokonania rewitalizacji stron www.bajkowypodcast.pl i www.rozwojosobistydlakazdego.pl

W moim przypadku świetni sprawdza się Buffer, w którym z wyprzedzeniem przygotowuję automatycznie publikowane posty w mediach społecznościowych. Tutaj sam się sobie czasem dziwię, że tak późno docieram do takich narzędzi, które automatyzują proces i uwalniają spore zasoby czasu, który można przeznaczyć na inne zadania lub odpoczynek.

Slack, jako narzędzie do komunikacji w projektach, sprawdza się świetnie. Można jest połączyć z Trello i odnosić się do konkretnych wątków, czy tablic.

Discord – nie sprawdził mi się ani do komunikacji z Partonami, ani w projekcie NPP, przez co z mojej winy straciliśmy dobrze zapowiadającego się członka zespołu.

Pomodoro Timer to narzędzie, które dla takich osób, jak ja jest doskonały wsparcie w przywracaniu, czy odzyskiwaniu skupienia w pracy nad konkretnym, ważnym zadaniem. Korzystam z niego w sytuacjach, kiedy zadanie jest bardzo ważne, lub wymagające wyjątkowej uwagi. Niestety mam cały czas tendencje do szybkiego dekoncentrowania się.

 

Nie ilość, ale regularność

Jest wiele aplikacji i narzędzi do planowania, czy zarządzania zadaniami, ale nie w nich siła, a w tym, żeby korzystać z nich w sposób świadomy i regularnie.

 

Wojtek poleca:

Getting Things Done – David Allen
Bogate dzieci. Przewodnik dla mądrych rodziców – Corley Tom

 

DZIĘKUJĘ ZA WSPARCIE SWOIM PATRONOM!

Wszyscy patroni mają dostęp do treści podcastu i wpisów z wyprzedzeniem. Pomagają mi wybierać gości i tematy do podcastu.
Ja dwoję się i troję, żeby za to wsparcie otrzymali jak najwięcej korzyści. Zapytaj ich, a może i ty zgodzisz się dołączyć do tej sympatycznej gromadki.

Wielkie DZIĘKUJĘ
Zbyszkowi,
Michalinie,
Wioletcie,
Krzyśkowi,
Wiktorowi,
Marcinowi (poprosił o link do dowolnej akcji, więc wybrałem tę),
Marcinowi,
Katarzynie,
Annie,
Marice,
Łukaszkowi,
Tomkowi,
Tomkowi (link do akcji charytatywnej),
Szymonowi,
Dawidowi,
Markowi,
Mirosławowi (link do akcji charytatywnej),
Błażejowi, (link do akcji charytatywnej)
Kubie F.

oraz tym, którzy wolą pozostać anonimowi – Wielkie dzięki!!!

I Ty możesz zostać patronem podcastu. Kliknij poniższy obrazek i zdecyduj.


 

Zapraszam też do zapisania się na podcastowy newsletter!
Wejdź na stronę i przekonaj się, że warto.

Śmiało klikaj obrazek ???

 

 

 

 

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

4 komentarze dla “5 korzyści planowania”

  1. Planowanie w pracy tak jak w życiu prywatnym jest bardzo ważne. Bez tego na nie dałbym rady:
    – sam przez przez ponad 7 lat (od 2 miesięcy z koleżanką) zarządzać flotą blisko 600 aut oraz telefonią komórkową ,
    – być ojcem trójki dzieci i każdemu poświęcać choć trochę czasu bo każdy jest inny i ma inne potrzeby,
    – być mężem, wsparciem dla swojej drugiej połówki,
    – a w weekendy zdobyć jeszcze tytuł magistra,

    Przez długi czas korzystałem z polskiego programu Nozby. Z czystym sercem polecam go każdemu ponieważ jest przejrzysty i intuicyjny. Oczywiście wszelkie zmiany widać na wszystkich urządzeniach na których jest zainstalowany.
    Na chwile obecną uczę się korzystać z pakietu google. Zobaczymy jak to się skończy 🙂

    1. Dokładnie tak!
      Ja długo dojrzewałem do planowania i dziś z łatwością dostrzegam tego zalety.

      PS
      Nie lada wyzwania przed Tobą ??

    1. Członkowie zespołu i patroni narzekali, że nie dostają powiadomień, więc tak naprawdę nie było kontaktu. To komunikator głównie dla graczy i pewnie, kiedy się jest stale online, to jest dobrze. Ja sam ustawiłem powiadomienia dla mobilnej aplikacji i faktycznie raz je miałem, a wiele razy nie, o czym przekonywałem się wchodząc w aplikacje i widząc wiadomości.
      Skąd pytanie?