Jak pracować z checklistami?

Nie byłem przekonany, co do tego narzędzia.

Winię za to kompletny brak wdrożenia, które objaśniłoby nie tylko sposób pracy, ale i korzyści płynące z jego stosowania.
To jednak zostało pominięte, a wdrożenia narzędzia polegało na wysłaniu wersji elektronicznej z komentarzem, że wchodzi od…

To było ponad 20 lat temu, więc takich wdrożeniowych błędów doświadczyłem znacznie więcej, ale dzisiaj już wiem!

W stosowaniu checklist widzę same korzyści!

Rozmawialiśmy o tym kiedyś z Maciejem Sasinem, który jest autorem wartościowej książki w temacie list kontrolnych – była już polecana na łamach podcastu.

Jak zatem przygotować i pracować z checklistą?

Sprawdź poniższy skrypt tego odcinka i koniecznie posłuchaj wersji audio:

Siła checklisty

Co to jest checklista
- to nie instrukcja obsługi
- nie procedura
- to lista kontrola – spis istotnych czynności, które w zależności od potrzeby mogą mieć różną formę graficzną
- Zwykle lista w punktach do odhaczenia lub forma tabelaryczna do zastosowania w konkretnym czasie
- spis czynności
  - forma chronologiczna – ułożenie czynności, punktów kontrolnych, które muszą być wykonane po sobie
  - forma okresowa – pozwalająca kontrolować czynności, procesy następujące w danym okresie, np.: zawierająca czynności wykonywane codziennie, raz w tygodniu, czy kilka razy w miesiącu.
Kiedy możesz potrzebować checklisty
- zawsze przy wdrażaniu nowego pracownika, żeby np.: onboarding i wdrożenie zawierały WSZYSTKIE niezbędne procesy, istotne dla przygotowania pracownika do nowego stanowiska
- Dla nowego pracownika, aby nie umknęły mu czynności istotne dla poprawności i ciągłości funkcjonowania procesów w organizacji
- kiedy uruchamiasz nowy biznes
- przygotowujesz się do zmiany pracy
- kiedy planujesz wakacyjny wyjazd (nie tylko w kontekście, co chcesz odwiedzić)
- wspiera organizacje większych projektów (ślub, wesele, biznesowe przyjęcie)
- Przygotowanie do nagrania podcastu i każdej nowej dla Ciebie czynności
- co sprawdzić przed zakupem mieszkania / samochodu
- przygotowanie i prowadzenie szkolenia / warsztatu
Dlaczego potrzebujesz checklisty
- Wszystkie nowe dla nas czynności mogą być doskonale wspierane przez skrupulatnie przygotowaną checklistę
- nie spamiętasz wszystkich punktów na które należy zwrócić uwagę odbierając nowe mieszkanie od dewelopera
- nie wiesz gdzie i co sprawdzić kupując używany samochód
- jakie czynności powinny być, a jakie dobrze jest wykonać przygotowując się do nagrania podcastu
- samodzielna organizacja dużego wydarzenia to wiele miejsc do popełnienia błędu, pominięcia istotnego etapu, czy nawet osoby
Skąd wziąć checklistę
- Możesz znaleźć w Internecie (kupić lub pobrać za darmo)
  - Wpisz w wyszukiwarkę „checklista wyjazdu do…” lub „checklista przed weselem”
  - sprawdź kilka i pobierz taką, która najlepiej spełnia Twoje potrzeby
  - czasem warto zapłacić kilka złotych za bardziej konkretną listę punktów kontrolnych
- Możesz wykonać samodzielnie – kierując się dobrymi praktykami
  - Im bardziej detaliczna lista, tym lepiej
  - nie pomijaj z pozoru błahych czynności – dzisiaj może Ci się to wydawać śmiesznie i nieważne, ale w chwilach większego stresu, czy napięcia ten punkt może Cię uchronić np.: przed zbędnymi kosztami
  - Ogólna lista pozostawia pole do interpretacji – jeśli jest przygotowana dla kogoś innego, to pamiętaj, że tematy ogólne będą wykonane inaczej niż Tobie się wydaje…
  - Nawet jeżeli tworzysz listę dla siebie, to dzisiaj rozumiesz dokładnie co zawiera się w ogólnym punkcie, ale za dwa miesiące, kiedy weźmiesz listę do ręki, ten punkt może wydawać się enigmatyczny nawet dla Ciebie
  - [object HTMLSpanElement]
Przykłady checklist
- Lista ogólna
  - przygotować materiał do nowego odcinka
  - nagrać nowy odcinek podcastu
  - zmontować nowy odcinkek podcastu
  - zaplanować publikację nowego odcinka
  - itp.
- Lista detaliczna – rozpisany jeden ogólny punkt na detaliczne punkty kontrolne
  - Nagrać nowy odcinek podcastu może / powinien wyglądać następująco:
    - upewnij się, że urządzenia mogące przeszkadzać są wyłączone
      - pralka
      - zmywarka
      - piekarnik
      - wentylator
      - inne
    - sprawdź, czy okna są zamknięte – zamknij – nawet jeśli teraz jest cicho, to za chwilę mogą pojawić się odgłosy…
    - uprzedź domowników, że zaczynasz nagranie – ile będzie trwać
    - podłącz i przetestuj sprzęt
    - sprawdź poziom baterii (naładowania power bank)
    - ponownie przeczytaj konspekt odcinka
    - wykonaj zestaw ćwiczeń rozgrzewających aparat mowy
    - przygotuj szklankę z wodą niegazowaną
    - skorzystaj z toalety – szczególnie nagrywając z gościem (nie tylko zdalnie)
Forma checklisty
- wersja elektroniczna w formie listy to do
- dedykowane aplikacje np.: checkvist, pocket list
- wersja papierowa – w formie tabeli (sam często z nich korzystam)
Popularne zastosowanie checklist
- kolejność wykonywania czynności medycznych (zabiegi, operacje), to nic innego jak checklista
- przygotowanie samolotu do lotu
- przygotowanie przed startem samolotu
Literatura
- Checklisty dla biznesu – Maciej Sasin (mają dostęp patroni i kursanci)
- Potęga checklisty – Atul Gawande
Podsumowanie
- kiedyś nie lubiłem checklist. Zostały mi narzucone i nie wytłumaczono ich roli i znaczenia dla bezpieczeństwa, czy ciągłości procesu.
- dzisiaj jestem fanem checklisty i cieszę się, że potrafię przekonać do ich stosowania, pokazując korzyści z nich płynące.
- tym samym dziękuję Kasi za zainspirowanie mnie do nagrania tego odcinka. Kasia przygotowała checklistę dla swojego męża, która ma mu pomóc wykonać niezbędne czynności związane z pojawieniem się na świecie nowego człowieka, członka rodziny. Przyznasz, że to osobliwy przypadek, z pewnością gwarantujący wiele nowych emocji i przeżyć, które mogą przyćmić wykonanie ważnych czynności. To pokazuje też, że checlisty mają moc i odpowiednie do nich nastawienie może tylko pomóc…
- Dziękuję za wysłuchanie
- zapraszam na kolejny odcinek już za tydzień w piątek, jak co piątek.

SŁUCHAJ PODCASTU BEZPOŚREDNIO W APLIKACJI:

SPOTIFY

APPLE PODCASTS – pamiętaj, żeby zostawić recenzję podcastu

DZIĘKUJĘ ZA WSPARCIE SWOIM PATRONOM!

Bardzo DZIĘKUJĘ:
Zbyszkowi,
Krzyśkowi,
Wiktorowi,
Marcinowi (poprosił o link do dowolnej akcji, więc wybrałem tę),
Katarzynie,
Annie,
Tomkowi,
Tomkowi (link do akcji charytatywnej),
Szymonowi,
Dawidowi,
Mirosławowi (link do akcji charytatywnej),
Pawłowi,
Dominikowi,
Łukaszowi,
Ani,
Oliwii,
Joanna,
Marzenie,
Małgorzacie,
Jerzemu,
Łukaszowi,
Patrycji,
Urszuli,
Maurycemu,
Karolinie,
Katarzynie,
Pawłowi,
Marcie,
Kubusiowi,
Lidii,
Agnieszce,
Przemkowi,
Adamowi,
Hubertowi,
…

Tutaj czeka miejsce dla Ciebie

WIELKIE DZIĘKI!!!

Zapraszaj gości do podcastu.
Zadawaj im pytania.
Otrzymuj drobne upominki i spotykaj się ze mną, żeby porozmawiać, podzielić się swoimi pomysłami, czy obiekcjami.
Róbmy razem dobry podcast, pełen wartościowych i inspirujących treści.

Zostań patronem podcastu.
Kliknij poniższy obrazek i decyduj.

Zapraszam też do zapisania się na podcastowy newsletter!
Wejdź na stronę i przekonaj się, że warto.

Śmiało klikaj obrazek