Jak pracować z checklistami?

Nie byłem przekonany, co do tego narzędzia.

Winię za to kompletny brak wdrożenia, które objaśniłoby nie tylko sposób pracy, ale i korzyści płynące z jego stosowania.
To jednak zostało pominięte, a wdrożenia narzędzia polegało na wysłaniu wersji elektronicznej z komentarzem, że wchodzi od…

To było ponad 20 lat temu, więc takich wdrożeniowych błędów doświadczyłem znacznie więcej, ale dzisiaj już wiem!

W stosowaniu checklist widzę same korzyści!

Rozmawialiśmy o tym kiedyś z Maciejem Sasinem, który jest autorem wartościowej książki w temacie list kontrolnych – była już polecana na łamach podcastu.

Jak zatem przygotować i pracować z checklistą?

Sprawdź poniższy skrypt tego odcinka i koniecznie posłuchaj wersji audio:

Siła checklisty

Co to jest checklista
- to nie instrukcja obsługi
- nie procedura
- to lista kontrola – spis istotnych czynności, które w zależności od potrzeby mogą mieć różną formę graficzną
- Zwykle lista w punktach do odhaczenia lub forma tabelaryczna do zastosowania w konkretnym czasie
- spis czynności
  - forma chronologiczna – ułożenie czynności, punktów kontrolnych, które muszą być wykonane po sobie
  - forma okresowa – pozwalająca kontrolować czynności, procesy następujące w danym okresie, np.: zawierająca czynności wykonywane codziennie, raz w tygodniu, czy kilka razy w miesiącu.
Kiedy możesz potrzebować checklisty
- zawsze przy wdrażaniu nowego pracownika, żeby np.: onboarding i wdrożenie zawierały WSZYSTKIE niezbędne procesy, istotne dla przygotowania pracownika do nowego stanowiska
- Dla nowego pracownika, aby nie umknęły mu czynności istotne dla poprawności i ciągłości funkcjonowania procesów w organizacji
- kiedy uruchamiasz nowy biznes
- przygotowujesz się do zmiany pracy
- kiedy planujesz wakacyjny wyjazd (nie tylko w kontekście, co chcesz odwiedzić)
- wspiera organizacje większych projektów (ślub, wesele, biznesowe przyjęcie)
- Przygotowanie do nagrania podcastu i każdej nowej dla Ciebie czynności
- co sprawdzić przed zakupem mieszkania / samochodu
- przygotowanie i prowadzenie szkolenia / warsztatu
Dlaczego potrzebujesz checklisty
- Wszystkie nowe dla nas czynności mogą być doskonale wspierane przez skrupulatnie przygotowaną checklistę
- nie spamiętasz wszystkich punktów na które należy zwrócić uwagę odbierając nowe mieszkanie od dewelopera
- nie wiesz gdzie i co sprawdzić kupując używany samochód
- jakie czynności powinny być, a jakie dobrze jest wykonać przygotowując się do nagrania podcastu
- samodzielna organizacja dużego wydarzenia to wiele miejsc do popełnienia błędu, pominięcia istotnego etapu, czy nawet osoby
Skąd wziąć checklistę
- Możesz znaleźć w Internecie (kupić lub pobrać za darmo)
  - Wpisz w wyszukiwarkę „checklista wyjazdu do…” lub „checklista przed weselem”
  - sprawdź kilka i pobierz taką, która najlepiej spełnia Twoje potrzeby
  - czasem warto zapłacić kilka złotych za bardziej konkretną listę punktów kontrolnych
- Możesz wykonać samodzielnie – kierując się dobrymi praktykami
  - Im bardziej detaliczna lista, tym lepiej
  - nie pomijaj z pozoru błahych czynności – dzisiaj może Ci się to wydawać śmiesznie i nieważne, ale w chwilach większego stresu, czy napięcia ten punkt może Cię uchronić np.: przed zbędnymi kosztami
  - Ogólna lista pozostawia pole do interpretacji – jeśli jest przygotowana dla kogoś innego, to pamiętaj, że tematy ogólne będą wykonane inaczej niż Tobie się wydaje…
  - Nawet jeżeli tworzysz listę dla siebie, to dzisiaj rozumiesz dokładnie co zawiera się w ogólnym punkcie, ale za dwa miesiące, kiedy weźmiesz listę do ręki, ten punkt może wydawać się enigmatyczny nawet dla Ciebie
  - [object HTMLSpanElement]
Przykłady checklist
- Lista ogólna
  - przygotować materiał do nowego odcinka
  - nagrać nowy odcinek podcastu
  - zmontować nowy odcinkek podcastu
  - zaplanować publikację nowego odcinka
  - itp.
- Lista detaliczna – rozpisany jeden ogólny punkt na detaliczne punkty kontrolne
  - Nagrać nowy odcinek podcastu może / powinien wyglądać następująco:
    - upewnij się, że urządzenia mogące przeszkadzać są wyłączone
      - pralka
      - zmywarka
      - piekarnik
      - wentylator
      - inne
    - sprawdź, czy okna są zamknięte – zamknij – nawet jeśli teraz jest cicho, to za chwilę mogą pojawić się odgłosy…
    - uprzedź domowników, że zaczynasz nagranie – ile będzie trwać
    - podłącz i przetestuj sprzęt
    - sprawdź poziom baterii (naładowania power bank)
    - ponownie przeczytaj konspekt odcinka
    - wykonaj zestaw ćwiczeń rozgrzewających aparat mowy
    - przygotuj szklankę z wodą niegazowaną
    - skorzystaj z toalety – szczególnie nagrywając z gościem (nie tylko zdalnie)
Forma checklisty
- wersja elektroniczna w formie listy to do
- dedykowane aplikacje np.: checkvist, pocket list
- wersja papierowa – w formie tabeli (sam często z nich korzystam)
Popularne zastosowanie checklist
- kolejność wykonywania czynności medycznych (zabiegi, operacje), to nic innego jak checklista
- przygotowanie samolotu do lotu
- przygotowanie przed startem samolotu
Literatura
- Checklisty dla biznesu – Maciej Sasin (mają dostęp patroni i kursanci)
- Potęga checklisty – Atul Gawande
Podsumowanie
- kiedyś nie lubiłem checklist. Zostały mi narzucone i nie wytłumaczono ich roli i znaczenia dla bezpieczeństwa, czy ciągłości procesu.
- dzisiaj jestem fanem checklisty i cieszę się, że potrafię przekonać do ich stosowania, pokazując korzyści z nich płynące.
- tym samym dziękuję Kasi za zainspirowanie mnie do nagrania tego odcinka. Kasia przygotowała checklistę dla swojego męża, która ma mu pomóc wykonać niezbędne czynności związane z pojawieniem się na świecie nowego człowieka, członka rodziny. Przyznasz, że to osobliwy przypadek, z pewnością gwarantujący wiele nowych emocji i przeżyć, które mogą przyćmić wykonanie ważnych czynności. To pokazuje też, że checlisty mają moc i odpowiednie do nich nastawienie może tylko pomóc…
- Dziękuję za wysłuchanie
- zapraszam na kolejny odcinek już za tydzień w piątek, jak co piątek.