Nie znam osoby, która potrafi bez większego wysiłku, planu, czy narzędzi, wejść w stan skupienia, który pozwoli efektywnie pracować czy się uczyć. Zwykle jesteśmy atakowani rozmaitymi rozpraszaczami od sygnałów dźwiękowych podręcznych urządzeń, przez światła, kolory, po dźwięki otoczenia, a nawet nieporządek w miejscu, w którym zamierzamy podejmować wysiłek pracy.
Sam wielokrotnie mierze się z tym problemem i nawet po zapoznaniu się z kilkoma pozycjami doskonale oddającymi to, z czym większość z nas się zmaga, to nadal miewam trudność w osiągnięciu satysfakcjonującego mnie poziomu skupienia.
Pośród pozycji książkowych dostępnych na rynku wybrałem trzy z nich, które osobiście oceniam, jako wyjątkowo pomocne i zarazem przyjemne w odbiorze.
Pozwól, że zaproponuję Ci zapoznanie się z poniższymi pozycjami:
- Getting Things Done
- Esencjalista
- Praca głęboka
Getting Things Done
„Getting Things Done” (GTD) to system zarządzania zadaniami, opracowany przez Davida Allena.
Kluczowe elementy GTD:
- Zbieranie zadań:
Wszystkie zadania, myśli i zobowiązania powinny być zbierane w jednym miejscu, tak aby nie pozostawały w głowie i nie powodowały rozproszenia uwagi. Wielokrotnie w podcaście mówiłem o tym, jak prowadzenie dziennika i umiejętne notowanie „luzuje” głowę. Wyrzucenie na papier czy do aplikacji tego, co nosisz w głowie, nie tylko zdejmuje z niej ciężar, ale też pozwala usystematyzować każde zadanie, myśl, pomysł czy zobowiązanie. - Przetwarzanie:
Autor zaleca regularne przeglądanie zebranych zadań i decydowanie o ich kategorii czy priorytecie. Zadania mogą być wykonywane, odrzucane, delegowane lub umieszczane na liście do późniejszego rozpatrzenia. Ważnym etapem tego obszaru będzie założenie, że wiele z wypisanych zadań nie będzie realizowanych i świadome ich wykreślenie. Część będzie tak prostych i nie wymagających wielkego wysiłku, że można je wykonać „od ręki” i usunąć wpis. - Organizacja:
Zadania powinny być przechowywane w systemie, który umożliwia łatwe znalezienie ich w odpowiednim czasie. Allen proponuje wykorzystanie list zadań, kalendarza oraz folderów do organizacji informacji. Proponowany system warto dostosować do siebie, swoich preferencji i charakteru. Może to być dokładnie to o czym piszę autor, ale równie dobrze możesz uprościć go lub zbudować swój własny model pracy. Ja uwielbiam notesy, więc większość zadań zapisuje w notesie, a następnie staram się je odpowiednio podzielić w zależności od tematu, czy aktywności, jakiej dotyczy zadanie. - Planowanie:
Ważne jest planowanie zadań na podstawie ważności i terminów wykonania. Autor zachęca do regularnego sprawdzania listy zadań i dostosowywania jej w miarę potrzeb. Rób tak, aby byś skuteczny w realizowaniu określonych zadać zgodnie z ich ważnością, aktualnością i Twoją potrzebą. Ten system ma działać na Twoją korzyść, a nie sprawić, że staniesz się jego niewolnikiem lub co gorsza, porzucisz te działania nie dając im szansy na poprawę Twojej efektywności. - Wykonanie:
Kluczowym elementem GTD jest skuteczne wykonanie zadań w ustalonych terminach. Allen podkreśla konieczność podejmowania działań bez zbędnego zwlekania oraz wykorzystywanie bloków czasowych. Zadania, które pojawiają się na listach charakteryzują się dużą różnorodnością. Będzie to np. zadzwonić do firmy X w sprawie faktury, co możesz wykonać natychmiast i wykreślić zadanie. Na tej samej liście będzie odwiedzenie przyjaciela, więc do tego warto dodać miejsce i czas spotkania, ale na tej samej liście będzie też być może zadanie, które składa się z kilku innych zadań (projekt) i angażuje nie tylko ciebie, więc zupełnie inaczej rozpiszesz to zadanie na kilka mniejszych i dopiszesz do nich osoby, miejsca i daty.
„Getting Things Done” to system zarządzania zadaniami, który pomaga osiągnąć efektywność dzięki właściwemu podejściu do zbierania, przetwarzania, organizacji, planowania i wykonania zadań w sposób uporządkowany i skuteczny.
Esencjalista
„Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less” autorstwa Grega McKeowna:
„Essentialism” to podejście do życia, pracy i biznesu, które koncentruje się na rzeczach najważniejszych przez eliminowanie rozpraszaczy.
Kluczowe punkty esencjalizmu:
- Esencjalizm polega na dokonywaniu świadomych wyborów i skupieniu się na rzeczach najistotniejszych dla osiągnięcia celów. To krótkie, proste i oczywiste zdanie jest w rzeczywistości bardzo trudne do realizowania w praktyce. Nie jest to niemożliwe, więc warto włożyć wysiłek w próby realizowania zasad esencjalizmu. Dość szybko można dostrzeć realne, dobre zmiany i znaczną poprawę skuteczności w realizowaniu tych zadań.
- Istotna jest nauka odmawiania ludziom i rzeczom, które nie są kluczowe dla osiągnięcia Twoich celów. McKeown podkreśla znaczenie mówienia „nie” aby zabezpieczyć swój czas i energię na priorytetowe działanie. Sztuka odmawiania pojawia się w wielu opracowaniach biznesowych i rozwojowych, więc i w tym przypadku warto dobrze się zastanowić zanim kolejnym razem będziesz się na coś godzić.
- Esencjalizm zachęca do skupienia się na nielicznych, ale znaczących celach i działaniach, które mają potencjał przyniesienia największych efektów. Dlatego pozwoliłem sobie zamieścić szalenie wymowny rysunek z tej książki (poniżej). Myślę, że nie trzeba go objaśniać.
- Autor podkreśla znaczenie regularnej refleksji i odcięcia się od codziennego zgiełku, aby ocenić swoje cele i kierunek działania. To moja ulubiona część, bo odkąd przeczytałem „Czy jesteś tym, który puka”, to staram się często wygospodarowywać czas na reflekcje (autorefleksje).
- Esencjalizm przypomina o konieczności dokonywania świadomych wyborów w kwestii tego, co jest naprawdę ważne w życiu. Koncentrowanie się na kluczowych elementach zapewni większą satysfakcję z działania i efektów.
„Essentialism” to podejście, które kładzie nacisk na koncentrację na najważniejszych celach oraz eliminacji zbędnych rozpraszaczy, co prowadzi do osiągnięcia większej efektywności i satysfakcji z podejmowanych działań.
Praca głęboka
Praca głęboka (ang. deep work) to koncepcja opracowana przez Cala Newporta, która polega na skupieniu się na wykonywaniu zadań wymagających pełnej uwagi i koncentracji, bez zakłóceń i rozproszeń. W swojej książce „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, Newport przekonuje, że praca głęboka jest szalenie istotna dla osiągnięcia sukcesu i wysokich wyników w dzisiejszym zglobalizowanym, technologicznie zaawansowanym świecie.
Oto kilka kluczowych punktów:
- Praca głęboka to zadania, które wymagają pełnego skupienia i zaangażowania. Jest to przeciwieństwo pracy płytkiej, która jest zwykle rozproszona i zwykle prowadzi do marnowania czasu.
- Aby osiągnąć stan pracy głębokiej, ważne jest eliminowanie wszelkich zakłóceń. Oznacza to między innymi wyłączenie powiadomień na telefonie, zablokowanie dostępu do mediów społecznościowych i stworzenie spokojnego środowiska pracy. Warto uporządkować miejsce pracy i obserwować, szczególnie na początku podejmowania działań w kierunku pracy głębokiej, co jeszcze może wpływać destrukcyjnie i rozpraszająco.
- Newport zachęca do planowania regularnych sesji pracy głębokiej w harmonogramie dnia. Dedykowane bloki czasowe umożliwiają skupienie się na najważniejszych zadaniach i pozwalają osiągnąć zdecydowanie wyższą produktywność.
- Praca głęboka wymaga treningu i wytrwałości. Niektórym osobom może być trudno skupić się na dłuższy czas, ale regularna praktyka istotnie poprawi zdolność do pracy w trybie głębokim. Warto podejmować próby osiągnięcia pracy głębokiej.
- Pomimo koncentracji na pracy głębokiej, ważne jest również zapewnienie sobie odpowiednich przerw. Krótkie odpoczynki pozwalają na regenerację umysłu i zapobiegają zniechęceniu i rozproszeniu. Pamiętaj jednak, że przerwa, to odpoczynek, więc w czasie przerwy zrób sobie dobrej herbaty, wyjdź na spacer lub zrób kilka relaksujących ćwiczeń. Przeglądanie w tym czasie mediów społecznościowych nie zapewni Ci odpoczynku.
W skrócie – praca głęboka to podejście do wykonywania zadań, które wymaga całkowitego zaangażowania i skupienia, eliminując zakłócenia. Dzięki regularnej praktyce można osiągnąć wyraźnie wyższą produktywność i efektywność w wykonywaniu istotnych zadań.